Što je Viva Engage? 

Viva Engage je modul unutar Viva grupe proizvoda, dostupan kroz standardnu Microsoft pretplatu za firme. Viva Engage funkcionira po principu društvene mreže, a služi organizacijama za internu komunikaciju zaposlenika. Viva Engage podržava komunikaciju i povezivanje svih prema svima unutar organizacije po zajedničkim interesnim temama. Neformalnog je karaktera te ujedno služi kao alat za implementaciju željene organizacijske kulture u svakodnevni rad zaposlenika. Sadržaj je organiziran kroz tematske zajednice (grupe) unutar kojih zaposlenici participiraju ravnopravno svojim objavama i komentarima. 

Mogućnosti Viva Engage aplikacije 

Zajednice – tematska grupa po željenoj poslovnoj ili neposlovnoj temi unutar koje se objavljuju vezane objave i komentari. Zaposlenici pristupaju zajednicama dobrovoljno, onima od njihovog interesa. Zajednica sadrži informativni dio gdje se navodi svrha i opis zajednice te  prigodne teme/objave unutar zajednice. Također, zajednice je moguće brendirati u željenom dizajnu i dodati vanjske resurse (izvore, npr. linkovi i dokumenti). 
Svaka zajednica ima svoj repozitorij datoteka gdje se spremaju sve relevantne datoteke povezane s temom zajednice kao i sve prenesene datoteke kroz objave (fotografije, videozapisi ili pak dokumenti).  

Zajednice mogu biti: 

• Javne – svi zaposlenici na mreži vide sadržaj unutar zajednice, neovisno jesu li članovi zajednice 
• Privatne – zatvorene zajednice, uglavnom za manji broj zaposlenika i teme koje ne trebaju biti vidljive svima. Privatne zajednice koriste se rijeđe, obzirom da postoje drugi komunikacijski alati koji služe operativnoj, privatnoj komunikaciji manjeg broja zaposlenika

Objave – svi članovi zajednice imaju mogućnost pokrenuti novu objavu na temu zajednice. Pokretanje objava od strane svih članova je dozvoljeno inicijalnim postavkama svake zajednice. Naknadno je moguće ograničiti pokretanje objava od članova, odnosno, podesiti da pravo pokretanja objava imaju samo administratori zajednice.  

Vrsta objava: 

• Razgovor – klasičan razgovor (post), za pokretanje diskusije i razmjene mišljenja o nekoj temi.  
• Pitanje – vrsta objave u formatu pitanja, kad kroz objavu želimo prikupiti odgovore od članove. Vrsta objave kao pitanje nudi mogućnost označavanja jednog od odgovora kao najbolji odgovor, kako bi se članovima vizualno ukazalo na vrijedan i validan odgovor.   
• Pohvala – služi za objavu pohvala određenih osoba za njihov doprinos. Vizualno je istaknutija te sadrži imena pohvaljenih osoba i opis doprinosa radi kojeg se kolege pohvaljuju. 
• Anketa – objava u obliku jednog pitanja s ponuđenim odgovorima. Članovi imaju mogućnost odgovarati na anketu odabirom jednog odgovora, a distribucija odgovora je vidljiva svima (odgovori su anonimni, a rezultat anketnog pitanja je vidljiv svima). 

Ostale mogućnosti: 

• Komentari – uključivanje u objave kroz vlastite komentare. Komentari, kao i objave, mogu se naknadno editirati od kreatora. 
• Reakcije – osvrt na objavu ili komentar kroz standardne reakcije društvenih mreža (like, emotikoni…). 
• Profil korisnika – svaki član mreže ima svoj profil kroz koji su dostupne objave u kojima je korisnik sudjelovao, zajednice u kojima je aktivan član, kontakt podaci 

• Tražilica – pretražuje po ključnim riječima sadržaj na mreži, datoteke koje u nazivu sadrže traženi pojam, zajednice i članove. 
• Kratke priče (stories) – format objave do 3 minute videa, ili uz fotografije, koja služi brzom dijeljenju trenutnih aktivnosti članova mreže. Stories je potrebno uključiti od strane administratora mreže. 
• Live event – ako je opcija omogućena, kroz mrežu tj. odgovarajuću zajednicu se može emitirati događaj uživo. 

Najavljene nove funkcionalnosti: 

• Leadership kutak – povezivanje zaposlenika sa željenim voditeljima/leaderima kroz konekciju i praćenje objava rukovodećih pozicija te mogućnost dvosmjerne komunikacije. 
• AMA eventi (Ask me anything) – format pitanja i odgovora zaposlenika i managementa kroz event pokrenut od managementa. Sudionici mogu postavljati pitanja, glasati za najbolja pitanja kako bi pokazali prioritet i interes, nominirati najbolje odgovore, pa čak i anonimno slati pitanja. 

• Kampanje – služe poticanju sudjelovanja zaposlenika u inicijativama koje podržavaju poslovne ciljeve i ciljeve. 
• Napredna analitika – nudit će osobnu analitiku o aktivnosti unutar Viva Engagea, analitiku objava i dobivenih odgovora te analitiku pokrenutih kampanja.  

Kako uspješno implementirati Viva Engage? 

Unatoč tome što Viva Engage ima jednostavne funkcionalnosti, po principu društvene mreže, te je tehnički spremna za korištenje, rizik implementacije je na aktivnom korištenju Viva Engagea od zaposlenika odnosno, na usvajanju poslovnih tema ali i koncepta komuniciranja kroz tzv. društvenu mrežu unutar organizacije. Prazna mreža, bez sadržaja zaposlenika, neće dovesti do očekivanih benefita, pa se kod implementacije Viva Engagea naglasak stavlja na pripremu relevantnih tema i sadržaja s odabranim zaposlenicima (tzv. ambasadori mreže). Uz pripremu sadržaja važna komponenta jest predstavljanje i promocija novog komunikacijskog kanala unutar organizacije, kako bi se podigla svijest zaposlenika o važnosti inicijative te benefitima koje će imati kao aktivni članovi mreže. Isto tako, da bi zaposlenici doista Viva Engage shvatili kao važan interni kanal za povezivanje i dijeljenje znanja i iskustva, potrebno je uključiti management. Management svojim doprinosom i aktivnim sudjelovanjem kroz vlastiti primjer ukazuje zaposlenicima na jednostavnost korištenja s jedne strane, a s druge strane, na dodatnu vrijednost transparentne komunikacije i povezivanja svih sa svima iz firme po zajedničkim poslovnim (a i neposlovnim) temama.    

Viva Engage unutar Microsoft Teamsa 

Viva Engage aplikacija dostupna je, osim preko internet preglednika i Microsoft 365 portala, i unutar Teams aplikacije. Može se postaviti kao sastavni dio glavnog izbornika Teamsa (lijevi vertikalni izbornik) pod nazivom Viva Engage i to na razini cijele organizacije odnosno, za sve zaposlenike. Na taj način zaposlenicima se olakšava brži pristup Viva Engage aplikaciji, a ujedno se i osigurava da zaposlenici neće propustiti sadržaj, vijesti, objave i zanimljivosti koje kolaju unutar organizacije.  

Preduvjeti korištenja 

Viva Engage sastavni je dio Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 paketa te Office 365 E1, E3 i E5 paketa. 

Na organizacijskog razini, IT administrator može upravljati dostupnošću Viva Engage servisa za zaposlenike.