Neki bi na ovo pitanje odgovorili brzopotezno s NE, jer, zašto imati dodatni kanal za komunikaciju zaposlenika uz postojeće kanale? Zašto sad, nakon što su zaposlenici tijekom pandemije ionako počeli koristiti nove alate za svakodnevno komuniciranje (chat poruke, Teams pozivi, timske poruke kroz Teams timove…)? Što je još preostalo za komunicirati s zaposlenicima, a da se ne može s postojećim alatima? Odgovore na pitanja donosimo u nastavku bloga, koji idu u prilog uvođenja komunikacijske društvene mreže za zaposlenike koju nudi Microsoft pod nazivom Viva Engage (prijašnji naziv: Yammer).
Što Viva Engage nudi, a ostali nemaju?
Sami princip korištenja tj. obrazac ponašanja i komuniciranja kroz tzv. društvenu mrežu ležernije je naravi, gdje su svi sudionici ravnopravni i jednako pozvani na aktivno sudjelovanje. Razlozi zašto smo aktivni sudionici na takvim platformama jest mogućnost za jednostavnim i sažetim dijeljenjem osobnog iskustva, razmjena mišljenja kroz neformalne razgovore, isticanje praksi (što dobrih što manje dobrih) i primjera iz svakodnevnog života, traženje odgovora i smjernica na otvorena pitanja, informiranje drugih o novitetima kroz osobno iskustvo i kratke osvrte i sl.
Ako o poslovnim temama želimo komunicirati po istim principima, nameće se pitanje kroz koji alat voditi takvu vrstu otvorene komunikacije. Jer komunikacijski kanali kao što su e-mail ili chat poruke imaju već uhodana nepisana pravila komunikacije. E-mail poruke uglavnom se koriste kao službeni i formalniji kanal interne i eksterne komunikacije. Chat poruke se najčešće koriste za komuniciranje manjeg broja zaposlenika oko detalja provedbe posla, kroz kratke i brze poruke. Što nas dovodi do potrebe za novim alatom, u svrhu međusobnog povezivanja i komunikacije zaposlenika po različitim poslovnim (a i neposlovnim) temama. Uz to što su zaposlenici kroz društvenu mrežu tvrtke pozvani da međusobno podijele svoje iskustva i na taj način dijele znanje s drugima, društvena mreža se može iskoristiti i za npr. provođenje internih kampanja/promocija, za teme koje su važne da budu usvojene od zaposlenika.
Usporedba komunikacijskih kanala prema karakteristikama komuniciranja:
Scenariji korištenja Viva Engage
Kako je osnovni princip komunikacije kroz Viva Engage transparentna komunikacija između svih zaposlenika organizacije, tako se za Vivu Engage nameću poslovne teme koje su zanimljive i od interesa svima ili većini zaposlenika. Prilikom uvođenja Viva Engage modula potrebno je interno usuglasiti koje teme su poželjne i od vrijednosti za zaposlenike kao i za firmu.
Najčešće poslovne teme tj. zajednice koje su aktualne na društvenoj mreži firme su, s jedne strane, teme koje služe pružanju informacija zaposlenicima od vodećih funkcija kao i povezivanju zaposlenika s vodećim funkcijama:
Komunikacija managementa o:
- Misija, vizija, načela kompanije
- Poslovni rezultati i planovi organizacije
- Promjene u organizaciji i organizacijskoj strukturi
- Promicanje organizacijske kulture i employer brandinga
- Interna promocija važnih inicijativa
- Q&A s managementom
- …
S druge strane, tu su teme primarno od interesa za zaposlenike, gdje sami zaposlenici mogu međusobno razmjenjivati informacije i iskustva kroz razgovore i komentare:
Interesne poslovne teme (ovisne i o industriji):
- Novosti u industriji
- Sajmovi i konferencije
- Lessons learned
- Iskustva s terena ili u proizvodnji
- Iskustva korisnika
- O važnim projektima
- Ideje i prijedlozi
- …
Interesne neposlovne teme:
- Sport i rekreacija
- Interni oglasnik
- Filmoljupci
- Putoholičari
- …
Navedeni primjeri poslovnih tema unutar Viva Engage aplikacije organiziraju se kroz interesne zajednice (eng. communities). U zajednice se mogu priključiti svi zaposlenici kojima je tema od interesa i po kojima mogu sudjelovati vlastitim doprinosom (objavom ili komentarima). Prilikom implementacije Viva Engage aplikacije potrebno je interno odrediti koje poslovne teme su poželjne na mreži te tko i na koji način će moderirati tematske zajednice i potaknuti zaposlenike na aktivno dvosmjerno komuniciranje.
Ako uzmemo kao primjer interesnu zajednicu „O važnim projektima“, praksa bi bila da se na društvenoj mreži kroz objavu predstavljaju novi projekti kao i tehnologija te tim koji je uključen na projektu. Također, i da se po završetku projekta promoviraju dobri primjeri te lessons learned projekta. Na taj način zaposlenici imaju priliku podijeliti vlastita iskustva i saznanja s ostalima, koja su do tad često ostala nezabilježena, obzirom da su profesionalni alati za vođenje projekta usmjereni na operativno praćenje provedbe aktivnosti. Osim dijeljenja znanja s drugima, navedenim objavama na društvenoj mreži interno se promoviraju proizvodi i usluge te projektni timovi što dovodi do upoznavanja svih zaposlenika firme s portfeljem i kompetencijom kojom kompanija raspolaže.
Prednosti društvene mreže:
