Što je Viva Insights?

Kreiranje dobrog radnog iskustva ne tiče se samo rada u najnovijim tehnologijama, nego i u kultivaciji zdrave poslovne kulture gdje se svaka osoba osjeća sigurno i samopouzdano raditi i dijeliti svoja iskustva. Upravo zato je razvijen i Viva Insights – modul razvijen od strane Microsofta kao jedan od mnogih u Viva portfelju. Viva Insights je platforma koja omogućuje osobne i organizacijske uvide u radne navike zaposlenika, kao i u trendove unutar organizacije. Platforma je povezana s Outlook i Teams aplikacijama zaposlenika, putem kojih prikuplja informacije o navikama zaposlenika, njihovoj opterećenosti sastancima, radnim satima i e-mailovima, s ciljem kreiranja prijedloga za bolje radno iskustvo zaposlenika.

Viva Insights pružaju informacije o opterećenju zaposlenika i uvid u njihovo ponašanje, utemeljene na istraživanju o tome kako tvrtka ili ustanova obavlja posao, primjerice održavaju li zaposlenici ravnotežu između poslovnog i privatnog života, kako zaštititi dobrobit zaposlenika i načine na koje hibridni rad utječe na iskustvo zaposlenika.

Razine korištenja Viva Insights platforme

Viva Insights se može koristiti na tri razine:

• Osobna razina – svaki zaposlenik za sebe može pratiti vlastitu produktivnost podešavajući postavke Insightsa putem podsjetnika poput: radnog vremena, pauze, vremena u fokusu i slično. To omogućava svakom zaposleniku veću kontrolu nad vlastitim radnim vremenom i angažmanom, što dovodi do bolje osobne produktivnosti koja dalje utječe i na organizacijsku produktivnost.
  • Na primjer, zaposlenik u aplikaciji unutar Teamsa može podesiti svoje radno vrijeme tj. vrijeme dostupnosti, termine pauza i obroka, te vrijeme u fokusu. Vrijeme u fokusu kolegama daje do znanja da je zaposlenik trenutno nedostupan jer je odvojio vrijeme za prioritetne zadatke koje želi obaviti u neprekinutom slijedu. Stvaranje ovakvih navika svakom pojedincu daje moć i vještine boljim upravljanja radnim vremenom, ali i većeg poštivanja tuđeg vremena i poslovnih obaveza.
• Timska razina – menadžeri timova imaju uvid u navike svojih zaposlenika. Osobni podaci zaposlenika su potpuno zaštićeni, ali menadžerima omogućavaju dublju analizu navika pojedinaca iz njihovog tima, što daje širu sliku svakodnevnog funkcioniranja tima. Na temelju dobivenih podataka, menadžeri mogu pozitivno djelovati na svoje poslovne procese s ciljem optimizacije i poboljšanja radnih navika.
  • Na primjer, menadžer može primijetiti da se ukupni rad tima nakon radnog vremena i vrijeme provedeno na sastancima povećavaju. Učinkovita suradnja važna je za vaše poslovanje, ali zaposlenicima je također potrebno vrijeme fokusa za razmišljanje i rad bez ometanja. Uz Viva Insights, menadžeri imaju set alata za izradu najboljih praksi za svoje timove, poput savjeta za fokus i drugih alata – postavljanje dana bez sastanka za cijeli tim ili poticanje da upisuju obveze u osobni plan fokusa kako bi odvojili vrijeme za važne projekte tijekom njihovog redovitog radnog vremena.
• Organizacijska razina – vodstvo organizacije može pratiti organizacijske trendove cijele organizacije s ciljem boljeg razumijevanja organizacijske kulture, poboljšanjem produktivnosti i uspostavljanjem zdravije ravnoteže između poslovnog i privatnog. Menadžeri i voditelji mogu koristiti uvide iz Viva Insightsa i primjere iz stvarnog svijeta zajedno s preporukama na platformi Viva za poduzimanje konkretnih mjera, a zatim i koristiti napredne uvide za mjerenje učinka svojih postupaka. Menadžeri imaju uvid u ključne pokazatelje dobrobiti, produktivnosti i kulture tima ili organizacije, zajedno sa značajkama i alatima koji pomažu u podršci timovima. Parametri u koje menadžeri imaju uvid su:
  • Neprekinuti radni sati
  • Sastanci s menadžerom 1:1
  • Sati provedeni na sastancima
  • Kolaboracija nakon radnih sati
  • Iskorištavanje vremena u fokusu
  • Priključivanje na sastanke na vrijeme
  • Utjecaj vremena u fokusu
  • Sudjelovanje na danu bez sastanaka
  • Sati provedeni u multitaskingu
  • Širina interne mreže.

Napredni uvidi na Viva Insights platformi

Viva Insights platforma obuhvaća i aplikaciju za napredne uvide koja ima alate za dubinsku analizu podataka koji se prikazuju i u aplikaciji Microsoft Teams. Napredni alati za analizu dostupni u aplikaciji uključuju različite načine analize i izvješćivanja vodstva vaše organizacije.

Analiza u Viva Insights aplikaciji sadrži niz unaprijed definiranih predložaka za Power BI aplikaciju, pomoću kojih analitičari mogu vizualno analizirati obrasce i trendove suradnje na radnom mjestu. Predložak se popunjava prema prilagođenom upitu i odabire grafikone za prikaz rezultata.

Na primjer, izvješće o učinkovitosti sastanka koristi predložak popunjen podacima da bi utvrdio prakticiraju li zaposlenici navike koje dovode do učinkovitijih sastanaka.

Izvješće omogućuje:

• Prepoznavanje ponašanja koja mogu poboljšati učinkovitost sastanka
• Određivanje koje skupine ne prakticiraju ta navedena ponašanja
• Predlaže kako potaknuti ponašanja koja omogućuju učinkovitije sastanke
• Prati kako se ti obrasci ponašanja mijenjaju tijekom vremena.

Svaka stranica izvješća sadrži tumačenje zašto je važno imati uvid u te podatke, preporučene akcije i definicije mjernih podataka.

Preduvjeti za korištenje Viva Insights

Exchange Online i Teams preduvjeti su za korištenje Viva Insightsa jer se koriste kao izvori podataka. Viva Insights aplikacija ne može izdvojiti podatke iz lokalnog (on-premise) sustava Microsoft Exchange.

Licence za Viva Insights dodjeljuju se kao i druge licence za proizvode za Microsoft 365. Osobni Insights uključeni su u većinu licenčnih tarifa za Office 365 i Microsoft 365. Napredni uvidi dostupni su uz zasebnu licencu Viva Insights ili Viva Suite.

Zaključak

Dostupna u aplikaciji Insights ili Outlooku, kao i jednom od osnovnih modula platforme Viva, Viva Insights platforma koristan je alat na razini zaposlenika za razumijevanje obrazaca vlastitog rada i uzoraka ponašanja.

Također je učinkovita za promatranje radnih navika cijele organizacije ili pojedinih odjela. Pomoću umjetne inteligencije sažima postojeće podatke organizacije iz Microsoft 365  poput poruka e-pošte, poziva, čavrljanja i sastanaka, a obradom tih podataka daje prijedloge kako se obrasci rada mogu pojednostavniti, s ciljem stvaranja boljeg radnog iskustva zaposlenika, sve uz dodatnu dobit povećane radne učinkovitosti. Viva Insights koristi podatke koji će pomoći u donošenju odluka, bilo na osobnoj razini kao zaposlenik za vlastiti napredak, ili kao menadžer kako bi uočili trendove koji se događaju u određenom odjelu ili u cijeloj organizaciji, a koji bi se mogli poboljšati i optimizirati.