U našem prvom blogu, predstavili smo OKR metodologiju i Microsoft Viva Goals, novu platformu u Microsoftovom sustavu, koja donosi inovativan pristup upravljanju ciljevima organizacije i timova.  U ovom postu ćemo se detaljnije pozabaviti implementacijom ove platforme i njezinim bogatim mogućnostima. 

Kroz ovaj tekst, naučit ćete kako optimizirati vašu radnu kulturu i postaviti jasne ciljeve koji će vas i vaš tim dovesti do željenih rezultata. 

Kako uspješno implementirati OKR kroz Viva Goals? 

Implementacija Viva Goals platforme zapravo ne bi trebala početi sve dok se organizacija ne odluči prihvatiti OKR metodologiju kao glavnu praksu postavljanja i praćenja ciljeva i rezultata.  

Po donošenju odluke za prihvaćanje nove metodologije, preporuka je da se kao prvi ciljevi i ključni rezultati postave kratkoročni ciljevi (npr. mjesečni ciljevi i ključni rezultati) za manje skupine zaposlenika, kao svojevrsni pilot. Na taj način organizacija, iskustvom na manjem uzorku uključenih zaposlenika u manjem vremenu, ima prilike dodatno korigirati nove prakse rada kako bi se u budućnosti OKR implementacija provela po najboljim praksama u cijeloj organizaciji.   

Pilot projekt ujedno služi i dobivanju povratnih informacija od uključenih sudionika o konfiguraciji Viva Goals alata. Za očekivati je da će se inicijalne postavke, korištene u pilotu, naknadno  prilagođavati kako bi alat bio što optimalniji za korištenje (npr. dubina razrade OKR-ova, vidljivost i pregled ključnih rezultata i inicijativa i sl.). 

Neizostavna stavka prilikom implementacije su i aktivnosti za podizanje svijesti zaposlenika o važnosti inicijative, isticanje vrijednosti OKR metodologije, pružanje korisnih vodiča oko nove metodologije i Viva Goals alata. 

Dodatno, bez da zaposlenici usvoje nove procedure u svakodnevni rad, kao što su uspostavljeno vlasništvo i odgovornost nad OKR-ovima, redovni statusni sastanci ključnih sudionika, redovno izvješćivanje i sl.,  željeni uspjeh implementacije vrlo često izostane.   

Mogućnosti Viva Goals platforme 

Glavne značajke Viva Goalsa uključuju: 

Jednostavno stvaranje ciljeva i ključnih rezultata 

U sučelju Viva Goalsa se mogu jednostavno stvoriti ciljevi iz nule, uploadati putem Excel tablice ili iskoristiti neki od dostupnih predložaka. Unutar cilja se kreiraju ključni rezultati koji su svojevrsna metrika po kojoj se kasnije prati ispunjenje cilja. I za cilj i za ključne rezultate cilja definiraju se rokovi i način praćenje napretka, kao i vlasnik kojem je dodijeljen taj cilj, zajedno sa svojim timom. 

Stvaranje cilja iz nule

Stvaranje ključnog rezultata

Kad se radi o OKR-ovima, ključno je da manje često donosi bolje rezultate. Bitno je fokusirati se na najvažnije ciljeve i pažljivo organizirati ključne rezultate kako biste postigli najbolje moguće ishode.  

Da bi vaša organizacija ostvarila svoje ambicije putem OKR metodologije, preporuča se planirati maksimalno tri cilja po ciklusu, svaki s 3-5 ključnih rezultata. 

Zatvaranje i ocjenjivanje OKR-ova 

Na kraju određenog vremenskog razdoblja OKR-a, ključni rezultati se ocjenjuju i zatvaraju. 

U opcijama je ponuđena Završna napomena u koju se upisuju naučene lekcije i komentari za idući cilj. Napomene mogu biti ključne za proces pisanja OKR-a za sljedeće vremensko razdoblje. 

Ocjene se kreću od 0 do 1. Ocjena između 0.7 i 0.9 smatra se uspješnom, budući da OKR-ovi trebaju temeljiti na ambicioznim ciljevima koji potiču tim prema inovacijama i suradnji. 

Bogate opcije analitike 

Unutar sučelja Viva Goals mogu se kreirati prilagođene nadzorne ploče za praćenje napretka ciljeva organizacije. Prikazi (Widgeti) unutar nadzornih ploča se mogu dodati i brisati, ovisno o potrebama izvještavanja i praćenja. 

Rukovodeće osobe mogu pratiti i dijeliti napredak, prezentirati rezultate na sastancima, kao i slati poveznice na odabrane nadzorne ploče.  

Platforma također pruža vizualne pokazatelje i izvješća za procjenu napretka, angažiranost korisnika i aktivnosti, kao i pokazatelje koliko su dobro OKR-ovi postavljeni u vašem timu. 

Primjer jedne nadzore ploče

Jednostavna integracija s Microsoft Teams 

Viva Goals dostupna je, osim preko internet preglednika i M365 portala, i unutar Teams aplikacije. Može se dodati kao sastavni dio lijevog vertikalnog izbornika Teamsa pod nazivom Viva Goals i to na razini cijele organizacije odnosno, za sve zaposlenike. Ovo korisnicima omogućuje pregled i ažuriranje svojih ciljeva bez potrebe za prebacivanjem između različitih aplikacija. 

Viva Goals u MS Teams aplikaciji 

Preduvjeti korištenja  

Za implementaciju Viva Goals potrebna je jedna od sljedećih licenci:​ 

• Viva Suite  
• Viva Goals​ 

Viva Goals dostupan je kao add-on za Microsoft 365 i kao web aplikacija. Web aplikacija Viva Goals nema preduvjeta; korisnici mogu kupiti i koristiti Viva Goals s web aplikacijom bez bilo kojeg drugog Microsoftovog proizvoda ili pretplate. 

Licenca za Microsoft Teams preduvjet je za korištenje aplikacije Viva Goals u aplikaciji Teams. 

jedinosti o uvjetima, kao i popis onoga što je uključeno u pretplatu i što se otključava kupnjom Viva Goals ili Viva suite, možete pogledati ovdje. 

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja ili trebate dodatne informacije o implementaciji i pilot programu Viva Goalsa i OKR metodologije, ne ustručavajte se kontaktirati naš tim stručnjaka koji će vam kroz personaliziranu podršku i savjete omogućiti sve što vam je potrebno kako biste ostvarili uspješnu primjenu ovih alata u vašoj organizaciji.