Poslovni korisnici Microsoft licenci u većini slučaja koriste Outlook, Teams i OneDrive kao glavne alate za svakodnevni rad. Ako ste ikada otvorili dokument u Teamsima ili podijelili dokument linkom kolegi iz firme, zapravo ste koristili SharePoint bez da ste znali. SharePoint je važna platforma za suradnju, dijeljenje i spremanje dokumenata, organizacijsku komunikaciju, ali i naprednije automatizacije i prilagodbe poslovnih procesa. U ovom blogu ćemo istražiti povijest SharePointa, kako iskoristiti SharePoint u svojoj organizaciji te koje benefite nudi danas.
Pogled u prošlost
SharePoint ima zanimljivu povijest koja seže od njegovog početka 2001. godine. Izvorno osmišljen kao sustav za upravljanje dokumentima i pohranu, SharePoint je vrlo brzo postao popularan unutar organizacija zbog svoje sposobnosti centralizacije i organizacije informacija. Kroz godine, Microsoft je nastavio unaprjeđivati i proširivati mogućnosti SharePointa, uključujući mogućnosti koje podržavaju suradnju, dijeljenje dokumenata i automatizaciju procesa. Ova evolucija dovela je do razvoja SharePoint Servera, on-premise verzije platforme, koja je dodatno utvrdila vodeću poziciju SharePointa kao rješenja za suradnju i upravljanje sadržajem za tvrtke svih veličina.
Prepoznajući rastući trend prema radu u cloudu, Microsoft je 2013. godine predstavio SharePoint Online kao dio svojeg Office 365 paketa. Ova verzija SharePointa u oblaku donijela je novu razinu fleksibilnosti platforme, olakšavajući suradnju na SharePointu bez potrebe za velikim ulaganjima u infrastrukturu. Koristeći SharePoint Online, korisnici mogu pristupiti svojim dokumentima, organizacijskim stranicama i sadržaju s bilo kojeg mjesta, s bilo kojeg uređaja, omogućujući neometanu suradnju timova na različitim lokacijama.
Microsoft je nastavio ulagati u SharePoint Online, redovito ažurirajući i uvodeći nove mogućnosti kako bi poboljšao korisničko iskustvo i zadovoljio potrebe modernog korisnika, tako da danas i bez tehničkog znanja, zaposlenici mogu samostalno kreirati i uređivati SharePoint stranice.
Kome je namijenjen SharePoint Online?
SharePoint Online namijenjen je organizacijama svih veličina, od malih poduzeća do velikih korporacija. Široko se koristi u različitim industrijama, uključujući IT industriju, zdravstvo, obrazovanje, javni sektor, financije, proizvodne firme, maloprodaju, itd…. Dizajniran je kako bi zadovoljio različite potrebe organizacije, što ga čini idealnim alatom za sve one koji žele prilagoditi izgled i strukturu SharePointa, bez obzira na broj zaposlenika u organizaciji. SharePoint se od strane zaposlenika može koristiti bez prethodnih tehničkih znanja, ali za upravljanje i administraciju je potrebno poznavanje SharePoint infrastrukture.
SharePoint se može kupiti kao samostalna licenca ili se može koristiti u sklopu postojećih Office ili Microsoft 365 planova koji imaju uključen SharePoint.
Kako se SharePoint može koristiti unutar organizacija?
SharePoint se u organizacijama najčešće koristi kao:
- Document management sustav: centralizirano mjesto za upravljanje dokumentima prema poslovnim jedinicama, projektima ili bilo kakvom drugom poslovnom procesu. Mogu se stvarati privatni repozitoriji dokumenata i mapa, organizirati datoteke i upravljati pristupom na dokumente. Na primjer, odjel marketinga može pohranjivati i upravljati svojim materijalima poput predložaka, newslettera ili blogova kojima samo oni imaju pristup
- Intranet: sustav javnih internih stranica (dostupnih svim zaposlenicima) putem kojih svi zaposlenici mogu pristupiti važnim korporativnim dokumentima i internim vijestima. Intranet najčešće obavlja funkcije:
- komunikacijskog centra kroz korporativne vijesti kojim organizacija distribuira važne informacije svim zaposlenicima
- mjesta za diskusijske forume koji omogućuju zaposlenicima postavljanje pitanja ili dijeljenje ideja
- mjesta za najave i praćenje inicijativa firme, važnih događanja, projekata i sl.
- edukacijskog centra za pristup svim edukacijskim materijalima, od dokumenata do videosnimki ili anketa za prijavu na edukacije
- knowledge management sustava za pohranu i održavanje internog znanja
- Mjesto za suradnju: u pozadini svakog Teams tima je SharePoint stranica koja se može koristiti baš za timsku suradnju. Ona se sastoji od timskih dokumenata i dodatnih aplikacija za produktivnost timova poput OneNotea, Plannera i Listi. Timske stranice na SharePointu se mogu koristiti i bez Teamsa, kao samostalna mjesta za timsku suradnju.
- Prilagođena rješenja za poslovne procese: SharePoint nudi nekoliko mogućnosti prilagodbe poslovnih procesa. Na primjer, ljudski resursi mogu automatizirati proces zapošljavanja zaposlenika, osiguravajući da su svi potrebni obrasci popunjeni i zadaci dodijeljeni. Prilagodba SharePointa se može ostvariti uz napredne Microsoft alate poput:
- Power Automate: automatizacija poslovnih procesa putem no-code/low code optimizacije od strane administratora ili krajnjeg korisnika
- Power Apps: kreiranje novih aplikacija ili elemenata koji će se koristiti na SharePointu poput ticketing sustava ili kalendara za vozni park
- SharePoint Visual Studio i SharePoint Designer: stvaranje prilagođenih stranica, elemenata stranica i workflowa uz low-code rješenja, koji zahtjevaju veću količinu ekspertnog znanja.
Prednosti korištenja SharePointa Online
Postoje mnoge prednosti korištenja SharePointa Online, ovdje ćemo navesti nekoliko:
- potiče suradnju i dijeljenje znanja omogućujući timovima istovremeni rad na dokumentima
- više korisnika može uređivati dokument u stvarnom vremenu, a povijest verzija osigurava da se sačuvaju sve prethodne verzije dokumenta
- SharePoint Online nudi napredne kontrole sigurnosti i privatnosti
- dodjeljivanjem prava pristupa sadržaju, možete osigurati da osjetljivim i povjerljivim podacima mogu pristupiti samo ovlaštene osobe
- SharePoint je moguće integrirati i s drugim Microsoft alatima poput Outlooka, Teamsa i Office aplikacija
- na primjer, zaposlenici mogu pristupiti SharePoint dokumentima izravno iz linka iz Outlook maila ili surađivati na dokumentima koristeći Office aplikacije. Integracija s Teamsima omogućuje komunikaciju putem chata i objava, dijeljenje dokumenata ili linkanje SharePoint stranica kao resursa tima
- skalabilnost i mogućnost prilagodbe SharePointa omogućuje organizacijama da se prilagode i razvijaju u skladu s mijenjajućim promjenama u internim potrebama, ali i razvoju tehnologije
- organizacije mogu prilagoditi SharePoint stranice u skladu sa svojim brendingom i stvarati prilagođene procese korištenjem SharePoint Designer ili Power Automate platformi.
Zaključno
SharePoint Online se pokazao nezamjenjivim alatom za organizacije koje žele iskoristiti puni potencijal Microsoft licence jer nadopunjuje Outlook i Teams tako da rješava problem upravljanja dokumentima u organizaciji. Putem SharePoint intraneta poboljšava suradnju, pojednostavljuje poslovne procese i povećava produktivnost. Bilo da se radi o upravljanju dokumentima, suradnji na projektima, komunikaciji ili automatizaciji procesa, SharePoint Online pruža sveobuhvatno rješenje za organizacije koje žele postići svoje ciljeve i operacionalizirati procese. Sa stalnim razvojem SharePointa, u budućnosti se nadamo povećanju mogućnosti koje će i krajnjim korisnicima pružiti veću samostalnost u korištenju SharePointa u svakodnevnom radu.
Za više informacija o SharePointu Online posjetite:
