Polazne točke Microsoft Lists aplikacije 

Microsoft Lists su jednostavan i fleksibilan alat za organizaciju rada timova ili pojedinaca, praćenje rada/sadržaja/procesa unutar organizacije, sve pod okriljem Microsoftove visoke razine sigurnosti.  

Koncept Microsoft Lists proizlazi iz SharePoint Lists, koje su sastavni dio SharePoint platforme. Funkcionalnosti Microsoft Lists su fleksibilne i intuitivne za krajnjeg korisnika te omogućavaju jednostavniju integraciju s ostalim Microsoft 365 aplikacijama kao i automatizaciju tijeka rada.  

Aplikacija ne služi samo za upravljanje radom i praćenje rada, nego i za stvaranje, dijeljenje i praćenje strukturiranih informacija prema statusu, životnom ciklusu, vlasništvu ili nekom specifičnom entitetu korisnika koji se želi pratiti na standardizirani način. Aplikacija se sastoji od jednostavnog sučelja redaka i stupaca koji se mogu prilagođavati na više razina, prema potrebama osobe/tima/organizacije. Uz to što je Lists aplikacija bazirana i ima logiku Excel tablice, u aplikaciji se sa stupcima i recima upravlja odvojeno, što daje veće mogućnosti prilagodbe. Sama aplikacija je besplatna, ali zahtijeva komercijalnu licencu za Office 365 koja obuhvaća SharePoint. 

Mogućnosti Lists aplikacije:  

• Mogućnost integracije aplikacije s ostalim Microsoft alatima i platformama (Sharepoint, Teams, Power Automate i Power Apps) omogućava iskorištavanje punog potencijala aplikacije, kao i njezinu dodatnu prilagodbu i razvijanje 
• Korištenje pravila i uvjetovanja putem workflowa kao načina automatizacije kreiranih lista – slanje automatskih odgovora, vizualiziranje bojama i slično 
• Zamjena za Excel kao opcije za upravljanje zadacima – aplikacija omogućava fleksibilniji i jednostavniji način kreiranja i dijeljenja zadataka s kolegama, lakše praćenje zadataka i njihovu kontrolu  

• Dodavanje privitaka i slika u ćelije liste  
• Kalendarski pregled liste, ako se u prate npr. rokovi ili datumi 
• Uvoz podataka iz Excela u Lists aplikaciju i obrnuto 
• Korištenje postojećih predložaka za olakšavanje početka rada u aplikaciji 
• Stvaranje i prilagodba vlastitih predložaka… 

Izgled sučelja aplikacije Lists 

Scenariji korištenja Lists aplikacije: 

Dolazimo do najčešćih primjena Microsoft Lists u poslovnom okruženju. Lists aplikacija je idealno rješenje za poslovne scenarije u kojima je potrebno na standardizirani način upravljati s više ponavljajućih parametara. Predloženi scenariji prije svega služe za upravljanje tijeka i isporuke projekata te izvješćivanje o statusu projekta putem redovitog ažuriranja stavki liste. 

Scenariji korištenja Lists aplikacije: 

• Praćenje projekata (project management) – liste se mogu koristiti za praćenje aktivnosti projekta po dogovorenim stavkama: odgovorna osoba, rok početka i  izvršenja, status aktivnosti (npr. u tijeku, aktivno, izvršeno…, prioritet i slično). Lists aplikacija ne zamjenjuje profesionalne PM alate u kojima se prate kompleksniji projekti na detaljan način, no svakako su dobar odabir za kratkoročne i srednjoročne projekte za koje se žele pratiti osnovni (često dovoljni) set informacija.  
• Upravljanje događajima (event management) – kreiranje liste s popisom nadolazećih događaja i njihovim zaduženjima koja se mogu pratiti kroz kalendarski prikaz liste (npr. važi rokovi, potrebni materijali za događaj, tehnička priprema, oprema, materijali, zadužene osobe, lokacije…) 
• Praćenje imovine (asset tracking) – praćenje fizičke imovine poput hardverske ili uredske opreme (računala, printeri, projektori…) može se pratiti unutar liste kreiranjem popisa opreme koji uključuje fotografiju proizvoda, serijski broj, zaduženu osobu, rok korištenja i slično.   
• Praćenje problema (issue tracking) – u slučaju potrebe jednostavnog načina prijavljivanja problema, može se kreirati lista koja HelpDesk timu javlja da je na listi kreiran novi ticket za rješavanje (npr. problem s opremom ili ostalih tehničkih poteškoća u radu). 

Načini pristupa i korištenja MS Lists 

Lists apliaciji se može pristupiti i koristiti je  na nekoliko načina: 

• Integrirano u platformi Teams – budući da je Lists dio Microsoftovog portfelja aplikacija, lako se integriraju s ostalim aplikacijama sustava Office 365 poput Teamsa. Integracija s Teams aplikacijom korisnicima omogućava dodatnu centralizaciju komunikacije i sadržaja, umanjuje potrebu za stalnom izmjenom korištenih aplikacija što u konačnici pogoduje uštedi vremena i brzini komunikacije 
• Putem SharePointa – Microsoft Lists predstavlja ažuriranu i moderniju inačicu klasičnih SharePoint listi sa novim sučeljem i dodatnim mogućnostima prilagodbe  

• Putem mobilne i desktop aplikacije – novi načini pristupa aplikaciji uz Teams i SharePoint; mobilna aplikacija dozvoljava još veću fleksibilnost pristupa  
• Putem Office portala kao web aplikacija – u slučaju potrebe mobilnijeg načina rada te korištenja više uređaja za rad, online Lists aplikacija omogućava pristup putem Office portala kako bi se aplikaciji moglo pristupiti s bilo kojeg uređaja. 

Stvaranje nove liste unutar aplikacije 

Microsoft Lists omogućava različite opcije kreiranja novih listi kako bi omogućili maksimalnu prilagodbu liste potrebama korisnika: 

• Kreiranje vlastite liste od nule – svaki stupac i njegova konfiguracija kreiraju se ručno, što omogućava stvaranje potpuno individualizirane, jedinstvene liste koja zadovoljava posebne potrebe svakog korisnika. Mogu se dodati stupci za različite vrste podataka, kao što su tekst, broj, valuta, datum/vrijeme ili mogućnosti višestrukog izbora, da bi se lakše grupirale, kategorizirale i pratile informacije. Također se mogu stvoriti prikazi popisa koji filtriraju i sortiraju informacije na listi radi učinkovitijeg prikaza podataka 
• Prijenos postojećeg Excela u Lists – prijenosom postojećeg Excela u Lists stvara se identična lista kao što je Excel (uvjet za pretvorbu Excela u listu jest da sadržaj u Excelu bude formatiran kao tablica); ova opcija je korisna kako bi se izbjeglo kreiranje liste od nule, a već ste koristili Excel koji ima sve potrebe podatke.  
• Korištenje ponuđenih predložaka – predlošci koriste strukturu liste s unaprijed konfiguriranim stupcima, oblikovanjem bojama i strukturom podataka kako bi pomogli definirati scenarije korištenja. Nakon stvaranja liste na temelju predloška, dalje se može prilagođavati na temelju određenih potreba tima, organizacije ili pojedinca. 

Mogućnosti upravljanja sadržajem unutar Liste: 

Prilagodba lista kreiranjem pravila i uvjetovanja za automatizaciju određenih procesa: 

• postavljanje pravila i obavijesti kako bi svi bili informirani o izmjenama u listi 
• prilagodba procesa putem opcije Power Automate za mapiranje podataka u poslovne procese 
• konfiguriranje obrazaca listi za dodavanje novih informacija. 

Personalizacija listi korisnicima olakšava dublje uključivanje u sadržaj i obavještavanje o svim promjenama u listi. Pametna pravila i upozorenja omogućavaju sinkronizaciju svih sudionika procesa – posebno ako tim radi na daljinu. Pravila poduzimaju automatske radnje kada su ispunjeni navedeni uvjeti. Odabire se osobe, status i promjene vrijednosti da bi se poslala obavijest ili ažurirala vrijednost na listi. Također se mogu koristiti pravila za postavljanje podsjetnika kako bi svi bili informirani o novostima i izmjenama. 

Hoće li mi Liste pomoći? 

Lists je Microsoft 365 aplikacija koja omogućava praćenje informacija i organiziranje rada. Pomoću gotovih predložaka može se brzo pokrenuti MS Lists, putem Teamsa, web preglednika, mobilne ili desktop aplikacije. Budući da je dio okruženja Microsoft 365, podaci su sigurni i podliježu Microsoft standardima sigurnosti.  

Lists aplikacija pokriva širok spektar mogućnosti, te omogućava brz početak rada putem postojećih predložaka te kreiranje vlastitih personaliziranih lista. Dodatne mogućnosti poput stvaranje workflowa, uvjetovanja i pravila omogućavaju napredniju prilagodbu aplikacije za specifične potrebe pojedinca, tima ili organizacije. Pomoću Lists aplikacije pratite zadatke prema vlasništvu, statusu, rokovima, pratite status imovine ili popis nadolazećih aktivnosti. Zapravo, u aplikaciji se može pratiti gotovo sve za što nam je potreban standardni set informacija (bilo da ih trebamo podijeliti s kolegama ili ih želimo zadržati kao osobno praćenje aktivnosti), te vrlo često i projekti koji ne podliježu praćenju kroz sveobuhvatnu PM metodologiju. A kako je Lists aplikacija uključena unutar komercijalnih Microsoft licenci, bila bi prava šteta ne iskoristiti dostupnu aplikaciju.   

Više informacija o aplikaciji Lists: 

• Microsoft Lists Resource Center:  

Microsoft Lists resources – Microsoft Adoption 

• Quick Start vodič:  

PowerPoint Presentation (microsoft.com)