Autor: Adoption Advisory tim 

Radno mjesto uredskih zaposlenika zadnjih se desetljeća drastično mijenjalo uz dolazak interneta i razvoja tehnologije koja se koristi na radnom mjestu – od fizičkih servera za čuvanje dokumenata do pohrane dokumenata u oblaku, od jednostavnih uredskih aplikacija do aplikacija koje koriste umjetnu inteligenciju za optimizaciju i automatizaciju poslovnih procesa.  

Jedna od najznačajnijih promjena definitivno su nedavne novine i uvođenje AI mogućnosti u svakodnevne alate za rad, kao što je Microsoft 365 Copilot – rješenje za korištenje umjetne inteligencije (AI – Aritificial Intelligence) na radnom mjestu. U ovom blogu ćemo istražiti što je M365 Copilot, koje su njegove ključne mogućnosti te ćemo odgovoriti na pitanje zašto koristiti Copilot u svojoj organizaciji. 

Što je Microsoft 365 Copilot? 

Microsoft 365 Copilot je alat za osobnu produktivnost pokretan umjetnom inteligencijom, dizajniran kako bi unaprijedio poslovne procese integrirajući se s Office aplikacijama poput Worda, Excela, Teamsa i Outlooka. Koristi LLM (Large Language Model) i Microsoft Graph kako bi pristupio podacima na okolini korisnika i u stvarnom vremenu služio zaposleniku kao asistent na radnom mjestu.  

Microsoft 365 Copilot ima pristup svim organizacijskim podacima kojima ima pristup licencirani korisnik te kroz implementirane sigurnosne politike i postavke osigurava privatnost podataka. 

Copilot AI asistent nalazi se u svakoj M365 aplikaciji za koju trenutno postoji Copilot podrška u obliku chat prozora. Upite koje dajete Copilotu možete mijenjati, proširivati i dublje ulaziti u razgovor s asistentom što dugoročno pomaže Copilotu da vam osigura što kvalitetnije odgovore na upite. Copilot se koristi prirodnim jezikom, što znači da ne postoje specifične naredbe koje koristimo u interakciji, nego koristimo prirodni jezik kao da razgovaramo s kolegama u uredu (primjer upita Copilotu: ‘Sažmi ovaj dokument fokusirajući se na glavne projektne aktivnosti i rokove’). 

Slika 1. Microsoft 365 Copilot shema procesa  

Uz spomenuti Microsoft 365 Copilot, dostupan u svakodnevnim aplikacijama za rad i suradnju, Microsoft je lansirao i druge Copilote koji se integriraju s različitim sustavima i platformama poput Dynamics 365 ili GitHub. Ovi Copiloti dizajnirani su kako bi AI tehnologiju ugradili i u najkompleksnije sustave za praćenje resursa, sigurnosnih postavki, kreiranje prilagođenih aplikacija i slično. Svaki od Copilota licencira se zasebno te, isto tako, ima različite preduvjete korištenja. 

Ključne mogućnosti Microsoft 365 Copilota 

Zadržat ćemo se na Microsoft 365 Copilotu koji koristi umjetnu inteligenciju kako bi transformirao dosadašnji način obavljanja poslova unutar Microsoft kolaboracijskih alata te ponudio dodanu vrijednost u obliku analize i sinteze poslovnog sadržaja, za koju bismo inače izdvojili puno vremena kada bismo takav posao obavljali ručno.  

Microsoft 365 Copilot koristi se kroz aplikacije:  

Slika 2. Copilot u Microsoft alatima za komunikaciju i produktivnost  

Najčešća asistencija Microsoft 365 Copilota u praksi: 

• Generiranje novog sadržaja – jedna od najvećih promjena za korisnike Microsoft 365 alata je mogućnost generiranja novog sadržaja – kreiranje nacrta mailova u Outlooku, stvaranje sažetaka dokumenata, kreiranje PowerPoint prezentacija na temelju Word ili PDF dokumenata. Svi dokumenti koji su u vašem cloudu služe vam kao izvor za kreiranje potpuno novog sadržaja na temelju upita kojeg ste postavili (primjer upita Copilotu: ‘Na temelju ovog dokumenta, generiraj kratke upute o korištenju alata interno za zaposlenike’).  

• Nadogradnja poslovnog sadržaja – na temelju postojećeg sadržaja u aplikaciji ili dokumentu, Copilot nudi dodatne sugestije za modifikaciju sadržaja ili ideje za nove upite na temelju vašeg postavljenog upita i poslovnog konteksta. Za svaki upit koji generirate Copilotu, on će vam ponuditi slične korisne upite u nastavku razgovora (npr. Upit Copilotu:’ Objasni mi razlike između između fixed fee modela i time and materials modela? Copilot će nakon tog upita samostalno ponuditi upite poput: ‘Koji model je bolji za IT projekte?‘, ‘Možeš li opisati primjer svakog modela?’ ‘Kako odrediti cijenu modela’ i slično. 

• Analiza podataka – uz pomoć Copilota, od sada u Excelu možete automatski izrađivati vizualizacije podataka iz tablica, kreirati i ispravljati pogrešne formule te koristiti Python za kompleksne analize podataka. Sve ovo moguće je koristeći prirodni jezik, što početnicima olakšava korištenje, a naprednim korisnicima omogućuje dodatno razvijanje vještina.  

• Upravljanje sastancima – Copilot u Outlooku i Teamsu omogućuje davanje prijedloga za buduće sastanke te podršku tijekom i nakon održanog sastanka. Održanim sastancima omogućava pristup potpunom transkriptu, kao i zapisniku sa sastanka nakon završetka sastanka. Na temelju transkripta, možete upitati Copilot da generira sljedeće korake koji su dogovoreni – takav sažetak poslije možete podijeliti sa sudionicima sastanka putem maila i tako drastično ubrzati proces dijeljenja informacija, bez ručnog vođenja bilješki. 

Zašto koristiti Microsoft 365 Copilot? 

Korištenje umjetne inteligencije na radnom mjestu će u budućnosti postati norma – za lakše i brže generiranje sadržaja, pametnije pretraživanje i korištenje informacija te automatizaciju zadataka. Koristeći umjetnu inteligenciju svi ćemo razvijati nove vještine na radnom mjestu, ne samo na operativnim, već i na kreativnim zadacima. Ovdje ćemo navesti neke od glavnih prednosti korištenja Microsoft 365 Copilota u organizacijama na temelju analize i izvještaja Work trend indeksa (analiza je provedena 2023. godine na 297 korisnika u klijentskim tvrtkama Microsofta u sklopu Early Access programa): 

• Ušteda vremena – prema izvještaju Work trend indeksa, korisnici štede 1,2 sati tjedno koristeći Copilot za sažimanje i pisanje mailova, pisanje izvještaja sa sastanaka i generiranje sadržaja. Ova brojka će u budućnosti samo rasti kada korištenje Copilota postane norma te se razviju kolektivne vještine korištenja AI alata na radnom mjestu. 

• Povećana produktivnost – 70% korisnika smatra da je produktivnije koristeći Copilot. Povećanu produktivnost možemo pripisati mogućnostima Copilota koje ubrzavaju repetitivne zadatke, efikasnije pretražuju sadržaj, brzo kreiraju novi sadržaj i povezuju sve Microsoft servise kojima korisnik ima pristup.  

• Kreativnost – uz Copilot korisnici mogu tražiti pomoć u idejama odnosno stvaranju novog sadržaja ili ponovnom osmišljavanju postojećeg sadržaja. Također je omogućeno i stvaranje AI slika što dodatno ubrzava kreiranje sadržaja osobama koje se inače ne bave kreativnom zadacima, kako bi obogatili svoju prezentaciju ili dokument. Copilot može ponovno napisati određeni tekst u drugačijem stilu, ponuditi ideje za naslove članaka i blogova, pomoći u osmišljavanju projektnog plana, istražiti trendove tržišta koristeći podatke s interneta. 

• Smanjenje mentalnog tereta – povećana produktivnost i ušteda vremena korisnicima omogućava obavljanje posla s manje stresa, što utječe na mentalno zdravlje i u konačnici vodi do većeg zadovoljstva na radom mjestu. Ušteđeno vrijeme se može alocirati na detaljnije obavljanje drugih zadataka ili kreativni rad koji zahtijeva više vremena i pažnje.  

Sve ovo čini Microsoft 365 Copilot moćnim alatom za osobnu produktivnost na radnom mjestu. Uz Microsoftove sigurnosne postavke koje omogućuju zaštitu podataka i praćenje učinkovitosti Copilota među zaposlenicima, organizacije mogu iskoristiti puni potencijal Copilot licence. 

Više o istraživanju na: Work Trend Indeks, 2023 What Can Copilot’s Earliest Users Teach Us About AI at Work? 

Preduvjeti 

Za korištenje Microsoft 365 Copilota potrebna je licenca koja se kupuje kao dodatak na postojeću Microsoft licencu (kao Office 365 plan ili Microsoft 365 plan, više na linku). 

Nakon što je licenčni preduvjet zadovoljen potrebno je omogućiti neke od osnovnih preduvjeta: 

• Entra ID identitet korisnika 

• Microsoft 365 aplikacije poput Worda, Excela i PowerPointa 

• OneDrive: neke mogućnosti Copilota zahtijevaju da korisnik ima OneDrive račun 

• Outlook: Copilot radi u novom i starom Outlooku, ali funkcionira samo ako je primarni mailbox korisnika smješten na Exchangeu Online 

• Teams: korištenje opcija snimanja i sažetka sastanka dostupan je unutar Teams aplikacije ako je omogućena transkripcija.  

Više informacija o Copilotu pronađite na: 

• Pregled Copilota: Microsoft 365 Copilot overview | Microsoft Learn 

• Copilot stranica proizvoda: Microsoft 365 Copilot—Features and Plans | Microsoft 365 

• Licenični preduvjeti: Understand licensing requirements for Microsoft 365 Copilot | Microsoft Learn 

• Cijene licenci: Microsoft 365 Copilot for Enterprise—Pricing and Features | Microsoft 365