Microsoft SharePoint platforma ističe se kao najpopularniji izbor za implementaciju komunikacijskog intraneta zbog svoje iznimne fleksibilnosti, prilagodljivosti specifičnim potrebama organizacija te visokih sigurnosnih standarda. Zahvaljujući modernom dizajnu, intuitivnom sučelju i mogućnostima integracije s ostalim Microsoft alatima, SharePoint olakšava provedbu komunikacijskog plana organizacije te omogućuje fokusiranje na pripremu kvalitetnog sadržaja i aktivno uključivanje zaposlenika u kulturu organizacije čime se jača njihov angažman i informiranost.

Namjena SharePoint intraneta u svakodnevnom radu

Najuspješniji intraneti ne samo da izgledaju dobro, već su prvenstveno usmjereni na pomaganje zaposlenicima da što učinkovitije obave svoj posao, te na promicanje inicijativa unutar organizacije. Niže su navedene najvažnije funkcije SharePoint intraneta:

• Komunikacija – putem novosti i objava na intranetu, organizacija može komunicirati važne korporativne novosti, odluke i strateške ciljeve prema zaposlenicima. Intranet novosti su dostupne svim zaposlenicima organizacije na čitanje, što osigurava da će važne informacije doći do zaposlenika na svim razinama. Komunikaciju na intranetu preuzima interni tim za komunikaciju u suradnji s vodstvom organizacije i ljudskim resursima, kako bi objave bile dobro strukturirane, sadržavale važne i relevantne informacije te dokumente koji podupiru te objave. Vlasnici stranica mogu pratiti analitike pročitanih novosti, te po potrebi poduzeti dodatne akcije ako se ispostavi da informacija nije došla do svih zaposlenika.
• Organizacijske inicijative – slično kao i komunikacija na intranetu, SharePoint je odlična platforma za organizaciju i promociju internih inicijativa. Bilo da se radi o teambuildingu, konferencijama, edukacijama ili eventima – sve informacije i dokumenti vezani za inicijative se mogu dijeliti putem intraneta, u obliku novosti, dokumenata, galerija slika ili poziva na evente. Organizatori eventa mogu prikupljati podatke o sudionicima, anketirati zaposlenike i ažurirati informacije koje se komuniciraju zaposlenicima.

• Dijeljenje dokumenata – internet je najčešće mjesto za dijeljenje ključnih organizacijskih dokumenata – pravilnika, smjernica, uputa, predložaka i sličnih dokumenata koji su zaposlenicima korisni na svakodnevnoj bazi i omogućuju neometani rad. Svi takvi dokumenti su zaposlenicima dostupni za čitanje i preuzimanje, što zaposlenicima daje autonomiju i mogućnost samostalnog obavljanja posla. Administratori stranica održavaju dokumente na intranetu te paze da su ti dokumenti uvijek aktualni i u skladu s trenutnim organizacijskim strategijama i inicijativama.
• Timska suradnja – za razliku od pasivnog dijeljenja dokumenata za čitanje, SharePoint također može biti mjesto za internu suradnju timova. Kreiranjem timskih stranica ili repozitorija dokumenata, određenim zaposlenicima se može omogućiti zajednički rad na dokumentima u oblaku tj. simultano uređivanje dokumenata, dijeljenje dokumenata putem linka te praćenje povijesnih verzija dokumenta. Ovakvim pristupom se sprječava kreiranje nepotrebnih verzija dokumenta, te se osigurava ažurnost poslovne i timske dokumentacije i kontrola nad izmjenom dokumenata.

Mogućnosti prilagodbe SharePoint intraneta poslovnim zahtjevima

• Struktura

SharePoint intranet je sustav plošne strukture – to znači da je moderni SharePoint organiziran kao sustav hubova i povezanih stranica. Povijest SharePointa je nešto drugačija, jer su nekada stranice bile organizirane u više hijerarhijskih slojeva. Moderni SharePoint izbjegava slojeve stranica jer to zahtijeva veliku količinu administracije, te se okreće plosnatoj strukturi s manje hijerarhijskih jedinica. Plošna struktura olakšava administraciju, ali i omogućava zaposlenicima da sami budu kreatori i administratori svojih timskih ili komunikacijskih stranica.

Timske stranice su stranice koje u pozadini imaju M365 grupu i omogućuju povezivanje te stranice s Teams platformom. Timske stranice najčešće služe suradnji timova nad dokumentima koji zahtijevaju zajednički rad nad tim dokumentima.

Komunikacijske stranice na SharePointu se koriste u službi intranet stranica – za organizacijsku komunikaciju i dijeljenje dokumenata prema svim zaposlenicima te nisu predviđene za timsku suradnju nad dokumentima.

• Sadržaj

SharePoint stranice se sastoje od elemenata koji su prilagodljivi i modularni za svaku individualnu stranicu – to znači da je svaka stranica fleksibilna po pitanju sadržaja koji se prikazuje kroz razne elemente. Microsoft ima na raspolaganju razne predloške stranica koje omogućuju brže postavljanje i korištenje stranice, ali se ona može i  prilagoditi potrebama organizacije. Sadržaj koji se prikazuje kroz elemente mogu biti novosti, razni dokumenti i mape, važni linkovi na interne ili eksterne sadržaje, često korišteni dokumenti, slike i slično. Svi navedeni elementi su u funkciji sadržaja stranice – on se prilagođava prema potrebi te se uvijek može nadograđivati. Sadržaj stranice se bira ovisno o funkciji stranice – ako je stranica komunikacijska i koristi se kao naslovna stranica portala, preporuka je obogatiti ju raznim sadržajem kako bi vizualno istaknuli važne informacije i dokumente. Stranice mogu imati i manji broj elemenata, ako se koriste kao na primjer, mjesto za pohranu dokumenata.

• Dizajn

Organizacija također može brandirati svoj intranet i podesiti svoje boje i logotip na stranicama, te upravljati osnovnim elementima zaglavlja i podnožja stranice. Najčešći dizajn elementi koji se koriste na stranicama su novosti, brzi linkovi, repozitorij dokumenata, galerija slika, pozivi na evente i slično, a u funkciji su dizajna jednako kao i sadržaja. Dizajnom upravljaju administratori organizacije kojima su dodijeljena vlasnička prava nad stranicom.

• Prava pristupa

Jedan od najveći benefita SharePointa je fleksibilnost prilikom dodjele i omogućavanja pristupa na intranet stranice i određene dokumente. Prilikom kreiranja stranica, administratori mogu dodijeliti prilagođena prava na razini stranice, repozitorija dokumenata te na samim dokumentima. Ovakav pristup omogućava ograničavanje i praćenje pristupa zaposlenika resursima organizacije, te osigurava da zaposlenici imaju pristup samo njima relevantnim informacijama i dokumentima.

To je posebno korisno za timske stranice na kojima je možda potrebno određenim skupinama zaposlenika dati različite vrste prava nad dokumentima – prava čitanja, uređivanja ili prava vlasništva. Pristupom nad dokumentima i stranicama najčešće upravlja interni IT koji u dogovoru sa zaposlenicima na zahtjev omogućava ili onemogućava pristup određenom sadržaju na SharePointu.

Dodatna prilagodba SharePointa

SharePoint kao platforma može biti puno više od njegovih osnovnih postavki – može se dodatno prilagoditi putem Microsoft aplikacija kao što su Power Automate i Power Apps. Putem ovih aplikacija, mogu se razviti dodatni moduli koji se integriraju u SharePoint kao alati koji omogućuju obavljanje određenih poslovnih procesa u organizaciji. Ti procesi mogu biti jednostavni i kompleksni – od jednostavnih automatizacija i obavještavanja sudionika nekog procesa o izmjenama dokumenta, do potpuno prilagođenih rješenja za upravljanje dokumentima, ticketing sustavom, help desk rješenjem, organizacijom godišnjih odmora i slično. Mogućnosti su razne, ovisno o potrebama i resursima organizacije te dostupnim korisničkim licencama. Prilagodba SharePointa je moguća uz dubinsko predznanje rada na SharePointu te Power Apps i Power Automate alata.

Zašto organizirati intranet na SharePointu?

Danas organizacije mogu birati između desetak intranetskih rješenja i platformi. Zašto se SharePoint smatra vodećim od njih?

Sve organizacije imaju važne strateške ciljeve koji utječu na ponašanje zaposlenika i interno poslovanje. Ako želite biti sigurni da je vaš intranet uspješan, morate osigurati usklađenost sa strateškim ciljevima. Te ciljeve možete koristiti i za određivanje prioriteta inicijativa koje se promoviraju kroz intranet. Za razliku od mnogih tehnoloških projekata, intranet projekt nikada nije “gotov” jer će se prioriteti i interesi vaše organizacije s vremenom mijenjati. No, u bilo kojem trenutku potrebno je usredotočiti se na inicijative koje su najuže usklađene s vašim organizacijskim prioritetima i ključnim poslovnim dionicima.

Najveća prednost sustava SharePoint je njegova prilagodljivost. Platforma dolazi s velikim skupom gotovih značajki koje se mogu dodatno prilagođavati, što omogućuje stvaranje potpuno jedinstvenog rješenja krojenog prema organizacijskim potrebama. Zahvaljujući fleksibilnosti platforme, SharePoint intranet može postati sveobuhvatan poslovni sustav koji pokriva više funkcionalnih područja:

• individualni rad
• timsku suradnju i suradnju različitih timova
• suradnju na razini cijele organizacije
• komunikaciju i promociju inicijativa.

Iskoristite Microsoft 365 oblak i dostupne licence i obogatite Vaš svakodnevni rad internetom koji je krojen za potrebe vaše organizacije.