O Microsoft Lists aplikaciji  

Microsoft Lists  je aplikacija sustava Microsoft 365 koja pomaže u praćenju podataka i organiziranja rada timova ili pojedinaca. MS Lists su jednostavan i fleksibilan alat koji omogućava sinkronizaciju tima, praćenje rada unutar tima/organizacije, a sve pod okriljem Microsoftove visoke razine sigurnosti. Aplikacija ne služi samo za upravljanje radom i praćenje rada, nego i za stvaranje, dijeljenje i praćenje strukturiranih informacija prema statusu, životnom ciklusu, vlasništvu, te se može dodatno integrirati s Power Platformom za dizajniranje i izradu aplikacija za produktivnost. Aplikacija se sastoji od jednostavnog sučelja redaka i stupaca koji se mogu prilagođavati na više razina, prema potrebama osobe/tima/organizacije. Sama aplikacija Lists je besplatna, ali zahtijeva komercijalnu licencu za Office 365 koja obuhvaća SharePoint.

U prošlom blogu smo definirali Lists aplikaciju, benefite korištenja te njezine poslovne primjene, dok ćemo u ovom prikazati smjernice za učinkovit početak rada u Lists aplikaciji, koristeći se listom za upravljanje projektima kao glavnim primjerom. Prisjetite se i ostalih scenarija korištenja posjetom na prethodni blog MS Lists u poslovnom okruženju.

1. Korak – kreiranje nove liste

a) Unutar Teams aplikacije – dodavanje liste u Teams odabirom ikone (+) na izborniku s karticama kanala te se iz ponuđenih aplikacija odabire Lists:

Nakon dodavanja aplikacije, odabire se način dodavanja liste (postojeća lista ili kreiranje nove liste):

1. Odabirom opcije ‘Dodavanje postojećeg popisa’ učitava se poveznicu na postojeću SharePoint listu ili dodaje već postojeća lista iz tog tima (nije moguće dodati liste iz drugih timova).
2. Odabirom opcije ‘Stvaranje popisa’ nudi se:

• nanovo kreiranje lista od nule
• učitavanje već postojeće liste
• prijenos liste iz unaprijed pripremljene Excel datoteke
• prijenos liste iz unaprijed pripremljene CSV datoteke
• kreiranje nove liste iz ponuđenog portfelja Microsoft predložaka.

b) putem desktop ili web aplikacije – lista se može kreirati i izravno u desktop ili web aplikaciji; koraci za kreiranje su isti kao i u opciji a (kreiranje putem Teamsa).

2. Kreiranje prazne liste

Za potrebe ovog bloga, obradit ćemo kreiranje liste od nule kako bismo pokrili sve funkcionalnosti i opcije.

Pri kreiranju nove liste, ispunjavaju se osnovne informacije poput opisa, boje i ikone liste (radi lakšeg prepoznavanja), te se odabire mjesto spremanja liste.

Nakon ispunjavanja potrebnih informacija, odabiremo opciju Stvori te se otvara prazno početno sučelje nove liste. Ova lista je kreirana u svrhu praćenja projekta.

Početno sučelje se sastoji od horizontalne trake izbornika te jednog početnog stupca.

3. Korak – kreiranje stupaca liste

Stupci liste služe za kategoriziranje sadržaja liste. U ovom slučaju stupci liste predstavljaju različite kategorije za praćenje projekata (početak, završetak, status, prioritet, voditelj i slično). Stupac se dodaje odabirom opcije ‘Dodavanje stupca’ te se odabire prikladna vrsta sadržaja.

Svaka ponuđena opcija ima različitu konfiguraciju ćelije prilikom ispunjavanja liste, na primjer:

• Tekst – ručni unos tekstualnog sadržaja (opis zadatka, dodatni komentari…)
• Odabir – opcija omogućava kreiranje padajućeg izbornika s više opcija prilikom ispunjavanja ćelije (stupac Status u kojemu se kreiraju opcije započeto, aktivno, završeno..)
• Datum i vrijeme – otvara se mini kalendarski prikaz za biranje datuma (početak i kraj projekta ili zadatka)
• Više redaka teksta – mogućnost dodavanja opisa
• Osoba ili grupa – dodaje se ime osobe ili grupe iz internog imenika (voditelj projekta, zadužena osoba…)
• Broj – unos numeričke vrijednosti (npr. broj korisnika)
• Da/ne – jednostavni odabir jedne od opcija (npr. ime stupca je Odobrenje voditelja, bira se opcija da ili ne)
• Hiperpoveznica – dodavanje poveznice u ćeliju (npr. poveznica na projektne materijale ili tablicu budžeta)
• Valuta – dodavanje monetarne vrijednosti (npr. cijena usluge, servisa ili proizvoda)
• Lokacija – unosi se geografska lokacija, država, mjesto, ulica, koordinata
• Slika – umetanje slike u ćeliju
• Upravljani metapodaci – mogućnost kontrole korištenih setova termina
• Pretraživanje – povezivanje baza podataka.

4. Korak – dodavanje i izmjena stavki na listi

Nakon što je kreirana osnovna struktura liste definiranjem stupaca tj. koraka praćenja projekta, kreće ispunjavanje liste sadržajem.

Ispunjavanje liste dodavanjem novih stavki može se učiniti na dva načina:

• Odabir opcije ‘Uređivanje u prikazu rešetke’ te ispunjavanje ćeliju po ćeliju
• Odabir opcije ‘Novo’ nakon čega se otvara zasebna kartica u kojoj se ispunjavaju sve informacije. Stavke kartice odgovaraju unaprijed kreiranim stupcima, te kada se spreme izmjene, ćelije su automatski ispunjene. Uređivanje određenog postojećeg retka u listi moguće je putem opcije ‘Uredi’.

5.  Korak – dodavanje i izmjena stavki na listi

Nakon što je kreirana osnovna struktura liste definiranjem stupaca tj. koraka praćenja projekta, kreće ispunjavanje liste sadržajem.

Ispunjavanje liste dodavanjem novih stavki može se učiniti na dva načina:

• Odabir opcije ‘Uređivanje u prikazu rešetke’ te ispunjavanje ćeliju po ćeliju
• Odabir opcije ‘Novo’ nakon čega se otvara zasebna kartica u kojoj se ispunjavaju sve informacije. Stavke kartice odgovaraju unaprijed kreiranim stupcima, te kada se spreme izmjene, ćelije su automatski ispunjene. Uređivanje određenog postojećeg retka u listi moguće je putem opcije ‘Uredi’.

5. Mogućnosti liste u horizontalnom izborniku

Horizontalni izbornik u MS Lists desktop i web aplikaciji te na SharePointu ima jednake opcije, dok izbornik u Teams listama ima ograničene opcije. Ako koristite liste na Teamsu, dovoljno ih je otvoriti na Sharepointu kako biste pristupili svim mogućnostima uređivanja liste (odabirom opcije ‘Otvori u sustavu SharePoint’ (Open in SharePoint).

• Opcija Novo (New) – dodavanje novog retka u listu
• Uređivanje u prikazu rešetke – omogućava uređivanje tablice po ćelijama, dodavanje novih stavki liste i izmjenu postojećih stavki
• Zajednički koristi (Share) – mogućnost dijeljenja cijele liste ili određenih stavki liste putem slanja poveznice preko e-maila:
• Slanje poveznice na cijelu listu – odabir opcije Zajednički koristi te upisivanje adrese za slanje poveznice
• Slanje poveznice na određenu stavku – ako želite poslati poveznicu na određenu stavku liste, potrebno je označiti željeni stavak te potom odabrati opciju Zajednički koristi
• Izvezi (Export) – opcija preuzimanja liste u obliku Excel ili CSV datoteke, te u Power BI
• Automatiziraj (automate) – opcija putem koje možete podesiti podsjetnike na rokove te stvarati i uređivati pravila liste:
• Podsjetnik – opcija omogućuje podešavanje e-mail podsjetnika na rokove (u ovom slučaju se može podesiti za stupce ‘Početak’ i ‘Planirani završetak’ jer su to stupci konfigurirani koristeći opciju Datum)
• Pravila u listi se odnose na slanje e-mail obavijesti odabranim osobama da je došlo do izmjene u listi: izmjena stupa, brisanje stavke, kreiranje nove stavke; unosite e-mail adresu/adrese kojima se šalje obavijest
• Opcija Upravljanje pravilima omogućava izmjenu postavljenih pravila.
• Izračunaj integral – dodatne mogućnosti uređivanja liste pomoću Power Apps, Power Automate i PowerBI platformi.

Microsoft Lists aplikacija jednostavna je za korištenje svima, posebno onima koji su upoznati s korištenjem Excel aplikacije u svakodnevnom radu, jer je baza svake liste Excel tablica. Lists aplikacija odličan je alat za praćenje projektnih aktivnosti na razne načine te je potpuno prilagodljiv svakoj projektnoj potrebi.