Microsoft Shifts

Vaša tvrtka ima zaposlenike koji rade u smjenama? Imate izazov s planiranjem smjena, usklađivanjem planova s godišnjim odmorima, bolovanjima i drugim izostancima zaposlenika? Planove smjena radite na papiru ili u Excel tablici, a sve eventualne izmjene komunicirate telefonom ili mailom? Microsoft Shifts aplikacija svojim funkcionalnostima rješava upravo navedene potrebe i zahtjeve.

O Shifts aplikaciji

​Shifts aplikacija je dio Microsoft 365 platforme, točnije Teams aplikacije koja omogućuje povezanost i sinkronizaciju. ​Konkretno, služi brzom i učinkovitom upravljanju smjenama, vremenom, rasporedima i komunikacijom unutar timova.​ Shifts omogućuje zaposlenicima i njihovim rukovoditeljima korištenje vlastitih mobilnih uređaja za upravljanje rasporedima i održavanje komunikacije​. Web i desktop aplikacije optimizirane su za one koji upravljaju rasporedom, što znači da postoji puno mogućnosti za planiranje vremena nadolazećeg dana, tjedna ili mjeseca, te za brzo odgovaranje na potrebne promjene u rasporedu.

Shifts aplikaciju mogu koristiti sve tvrtke koje imaju kupljenu neki od Microsoft 365 licenčnih paketa. Za one koji već koriste Office 365 platformu ključno je što su svi preduvjeti već spremni, a smjene zadaci i daljnja komunikacija se temelje na digitalnim identitetima korisnika

Neke od prednosti korištenja Shifts aplikacije:

  • Upravljanje rasporedom smjena​
  • Komunikacija i suradnja između zaposlenika​ unutar Shifts aplikacije, uz integraciju s ostalim Office 365 servisima
  • Korištenje mobilnih uređaja za praćenje i ažuriranje smjena, što je posebno korisno zaposlenicima koji su više na terenu nego u uredu
  • Olakšano dijeljenje dokumenata, novosti i informacija sa zaposlenicima​
  • Upravljanje zahtjevima za izmjenama rasporeda smjena i organizacija slobodnog vremena
  • Intuitivno sučelje i jednostavno korištenje
  • Povećanje učinkovitosti kroz efikasnije planiranje smjena
  • Zamjena za često korištene metode planiranja putem excella ili ‘na papiru’
  • Preuzimanje kontrole nad vlastitim radnim vremenom, fokusiranost na radne zadatke​.

 

Kome može pomoći Shifts?

Kako Teams platforma služi za suradnju i komunikaciju timova pa tako i za suradnju zaposlenika, aplikacija Shifts dodatno obogaćuje mogućnosti Teams aplikacije za one tvrtke koje imaju organizaciju poslovanja u smjenama, kao na primjer:

  • pozivni centri
  • upravljanje smjenama u ugostiteljstvu
  • planiranje ljudskih resursa u trgovinama​
  • upravljanje smjenama u proizvodnji i skladištu​
  • planiranje medicinskog osoblja​ i dežurstva
  • rad u smjenama u organizacijama (npr. IT dežurstva)​
  • dostavne službe
  • prijem i recepcija​.

Shifts aplikacija osmišljena je kako bi ubrzala i olakšala proces kreiranja i raspoređivanja smjena zaposlenika te kasnije njihovo lakše praćenje. Aplikacija ima jednostavno sučelje koje se sastoji od kalendara/rasporeda na kojemu se jasno i transparentno prikazuju smjene, lokacije i zadaci zaposlenika.

Kronološki prikaz procesa uspostave i upravljanje rasporedima i smjenama unutar Shifts aplikacije:

Kako radi Shifts?

Prvi korak u korištenju Shiftsa jest uspostava rasporeda smjena u kalendaru Shifts aplikacije te pridruživanje potrebnih smjena. Ako postoji više lokacija (npr. dućana po regijama) na kojima je potreban smjenski rad, raspored se uspostavlja zasebno za svaku od lokacija. Unutar sučelja kalendara Shiftsa, za svaku pojedinu smjenu pridružuje se zaposlenik kojem smjena pripada. Uz same detalje smjene (datum, vrijeme početka, vrijeme završetka) moguće je unijeti aktivnosti koje zaposlenik treba uvažiti ili odraditi unutar smjene. Svaki zaposlenik ima uvid u svoj raspored i svoje smjene, koje potom može davati „na zamjenu“ ili tražiti preuzimanje smjene (zbog npr. bolovanja ili godišnjeg odmora). Voditelju smjene (osoba koja administrira smjene) dolaze obavijesti o zahtjevima zaposlenika direktno kroz Teams aplikaciju pošto se Shifts koristi kao ekstenzija postojeće Teams aplikacije. Voditelj ima mogućnosti upravljanja smjenama na način da prihvati promjene koje su zaposlenici sami unijeli unutar smjene ili korigira smjene sukladno potrebama. Kako se Shifts aplikacija koristi unutar Teams aplikacije, tako je ujedno automatski podržana i kolaboracija zaposlenika kroz timove i kanale. U praksi vrlo često zaposlenici koji rade u smjenama ujedno imaju i svoj tim gdje svi članovi tima mogu dijeliti informacije i raditi zajednički na dokumentima pa tako i koristiti Shifts aplikaciju.

U sljedećem blogu obraditi ćemo detaljnije uspostavu i upravljanje smjenama korak po korak.

Hoće li nam Shifts pomoći?

Ako koristite Microsoft Office 365 (ili planirate koristiti) i imate potrebu za jednostavnijom, transparentnijom i efikasnijom organizacijom rada u smjenama, Shifts je idealan dodatak na sve ono što Microsoftova platforma za kolaboraciju već omogućuje. Brzo i učinkovito upravljanje vremenom i komunikacijom između timova, zaposlenika i rukovoditelja, korištenje mobilne aplikacije za upravljanje promjenama u bilo kojem trenutku i s bilo kojeg uređaja, korištenjem Shifts aplikacije prestaje potreba za ‘papirnatim’ upravljanjem smjena.

Rukovoditelji stvaraju, ažuriraju i upravljaju rasporedima smjena za timove, a također mogu slati dokumente, poruke, važne obavijesti i videozapise. Zaposlenicima je omogućeno jednostavno prijavljivanje i odjavljivanje s posla, pregledavanje nadolazeće smjene, uvid u sve smjene svojih kolega, traženje (ili nuđenje) zamjene, traženje slobodnih dana, itd..

Korištenjem Shifts aplikacije profitiraju i rukovoditelji i zaposlenici jer se operativni posao svodi na minimum, transparentnost posla je veća nego prije, te zaposlenici imaju veću kontrolu nad vlastitim radnim vremenom.

Trebate pomoć u iskorištavanju potencijala Shifts aplikacije? Imamo rješenje – Digital-Advisory-za-O365

Za više informacija o aplikaciji Shifts posjetite sljedeće poveznice: