Korak – kreiranje tima i pripadajućeg Shiftsa

Da bi Shifts aplikacija zaposlenicima bila dostupna brzo i jednostavno, Shifts se dodaje kao prečac unutar izbornika Teamsa (kroz lijevi izbornik Teamsa).

Pri pokretanju Shifts aplikacije otvara se prozor u kojemu se bira za koji tim na Teamsu se kreira Shifts. To znači da unaprijed moramo kreirati tim za koji ćemo naknadno napraviti rasporede i smjene.

Pojam raspored označava cijeli prikaz kartice „Zakažite“ (Schedule) i cijeli raspored smjena jednog tima (npr. grupni raspored rada za trgovinu A ili raspored cijelog tima), dok pojam smjena označava manje jedinice, jedinstvene smjene (npr. jutarnja 8-satna smjena utorkom), koje se izrađuju unutar rasporeda jednog tima.

Sučelje nakon kreiranja tima i pridruživanja rasporeda prikazuje se u formatu kalendara što pojednostavljuje snalaženje zaposlenicima unutar same aplikacije.

Dodavanje osoba i smjena

Nakon definiranja tima, definiraju se grupe zaposlenika npr. po lokaciji, trgovinama ili uslugama. Grupe nam služe za upravljanje smjenama unutar npr. više lokacija ili trgovina.

Nakon dodavanja grupa i osoba u grupe kreiramo smjene za grupe koje potom pridružujemo zaposlenicima.

Kreiranje smjena

Kako bismo kreirali smjenu, biramo grupu (1) u kojoj želimo kreirati smjenu, a potom odabiremo osobu (3) kojoj pridružujemo smjene.
Također možemo dodati i otvorene smjene (smjene koje nisu dodijeljene konkretnoj osobi), koje ostali zaposlenici mogu preuzeti.

Svaka pojedinačna smjena može se dodatno istaknuti željenom bojom radi lakšeg pregleda, može joj se odrediti vremensko trajanje, dodati oznaka, pauza, napomena te dodatne aktivnosti.

Dodatne aktivnosti služe kao dodatne napomene za zaposlenika u toj smjeni, a odnose se na opis potrebnih aktivnosti unutar radnog vremena. Korištenje polja dodatne aktivnosti poželjno je radi transparentnosti obaveza zaposlenika, ali i lakšeg praćenja radnog vremena.

Otvorene smjene

Otvorene smjene nalaze se na popisu smjena i omogućavaju rukovoditelju objavljivanje ‘praznih’ smjena za koje se zaposlenici mogu prijaviti.
Putem objavljivanja otvorenih smjena rukovoditelji olakšavaju popunjavanje praznih smjena te daju veću slobodu zaposlenicima u biranju smjena koje im više odgovaraju.

Kartica Zahtjevi (Requests)

Kartica Requests ili Zahtjevi sadrži zahtjeve zaposlenika koje zaposlenici iniciraju kao npr. zahtjev za zamjenu smjene, zahtjev za slobodan dan i sl.

Unutar kartice rukovoditelji prate status svih trenutnih i zatvorenih zahtjeva, zamjene smjena, ponude otvorenih smjena i slično.
Odabirom opcija Odbij (Decline) i Prihvati (Approve), rukovoditelj odobrava ili ne odobrava zahtjeve zaposlenika, te također može poslati i poruku tražitelju zahtjeva.

Kartica Postavke (Settings)

Kartica Settings (postavke) sadrži neke od glavnih postavki Shifts aplikacije:

• Time zone (vremensku zonu) – postavlja se prema lokaciji
• Schedule (raspored) – kalendar počinje određenim danom u tjednu
• Copying shift (kopiranje smjena) – prilikom kopiranja smjena, prenose se i sve dodatne aktivnosti koje su dodane u smjenu
• Open shifts (otvorene smjene) – dozvoljavanje zaposlenicima uvid i postavljanje zahtjeva za otvorenim smjenama
• Requests (zahtjevi) – upravljanje vrstom zahtjeva koje zaposlenik može poslati te dodavanje vlastitih opcija
• Time Clock – uspostava dodatka aplikaciji koji omogućava clock in i clock out zaposlenika u smjenu putem mobilnog uređaja.

Share with team (podijeli s timom)

Nakon ažuriranja smjena i izmjena u rasporedu, napravljene izmjene potrebno je podijeliti s ostatkom tima kako bi oni mogli biti obaviješteni o novostima. Tome služi opcija Share with team ili Podijeli s timom u gornjem desnom kutu Shifts aplikacije:

Nakon odabira opcije otvara se novi prozor u kojemu se vide unesene izmjene te se bira želite li novosti podijeliti s cijelim timom ili samo sa zaposlenicima na koje se izmjene odnose.

Nakon što se izmjene podijele (share), zaposlenici dobivaju obavijest na Teams da su određene izmjene unesene u smjene.

Smjene i raspored je moguće izvesti u Excel, ako je potrebno slati evidenciju rada trećim osobama radi npr. praćenja radnih sati i slično. Ujedno, Shifts dozvoljava i uvoz vlastite smjene iz Excela u Shifts prema unaprijed pripremljenom predlošku.

Slijedeći opisane korake za kreiranje smjena timova osigurava se pravilan unos inicijalnih podataka u Shifts aplikaciju kao i podešavanje osnovnih postavki aplikacije.

Automatizacijom unosa i upravljanja smjenama te zahtjevima za promjenama od strane zaposlenika, smanjuje se rizik krivih unosa tj. ljudski faktor pogreške. Kad zaposlenici koji rade u smjenama i njihovi nadređeni koji administriraju smjene usvoje Shifts aplikaciju, u kratkom će se vremenu ubrzati operativna administracija. Instant obavijesti koje se šalju zaposlenicima po promjeni neke smjene dolaze u istom trenu svima koji su su bili zaduženi za tu smjenu. Na taj način informacije o ažuriranjima dobivaju se brzo te zaposlenici mogu kvalitetnije i brže upravljati svojim vremenom.

Trebate pomoć u iskorištavanju potencijala Shifts aplikacije? Imamo rješenje – Digital-Advisory-za-O365

Za više informacija o aplikaciji Shifts posjetite sljedeće poveznice:

• Combis blog o Shifts aplikaciji
• MS Shifts – kako započeti u MS Shiftsu
• MS Shitfs – općeniti pregled aplikacije

Autor: Digital Advisory tim